Kanımca ALLCASE i tanıtmaya durumlardan başlamak gerekmekte, diğer tüm hastane yönetim bilgi sistemlerinden temel farkı durumlar adını verdiğimiz özelliğidir. Yönetici ya da sahip pozisyonun da ki insanlar kabul edilip hizmet verilen tüm hastaların fatura edildiğinden emin olmak isterler. Binlerce hatta zamanla onbinlerce hastaya hizmet verilmiş bir hastanede bunun takibi, eğer fatura edilmemiş kayıt varsa hangi biriminizde aksama olduğunu tespiti çok zordur. Çalıştığım tüm merkezlerde bunun çok sıkıntısının yaşandığını gördüm, bu sebepten yanlış insanlara verilen cezalar hatta işten çıkartmalara şahit oldum.
ALLCASE i tasarlamaya başladığımız da ilk üzerinde durduğum ve yazılım ekibiyle paylaştığım idari problem buydu ve hastaların ilk kayıtlarından faturalarının oluşturulmasına kadar olan aşamaları durumlara ayırarak bir çözüm ürettik. Bu sayede her kaydın faturası yapılana kadar hangi gün hangi birimimizde işlem gördüğünü takip edebiliyoruz.
1- KABUL : Hasta merkeze müracaat edip takip numarası aldığı andan itibaren kabul durumunu alır, bunun için kullanıcının bir şey yapmasına gerek yoktur, ALLCASE bunu kendisi ayarlar. durumlar ekranından kabul seçilip belli tarih aralığında liste aldığınızda içinde bulunduğunuz gün harici kayıt olmaması gerekir. Kabul durumunda kayıt varsa ya hasta kayıt yaptırdıktan sonra polikliniğe gitmemiştir ya da hatalı bir kayıt alınıp sistemden silinmesi gerekirken silinmemiştir. Bu ekrandan sağ tık ile kabul ekranına geçerek kabul yapan personelin ismini görüp nedenini sorabilirsiniz.
2- MUAYENE : Hastanın polikliniğe girişinden itibaren ileride göreceğimiz dr. ekranında tanı, işlem, ve sair kayıt hareketi kabulün durumunu muayene durumuna getirecektir. Bu listede gördüğünüz hastalar henüz poliklinikte işi bitmemiş hastalardır, bu ekranda seçtiğiniz tarihten 11 gün öncesinden daha eski tarihte kabul kalmamış olması beklenir. Var ise poliklinikte işlemler girilmiş ancak poliklinik kaydı kapatılmamıştır.
3- FATURA : Poliklinik kaydı dr. ekranında kapatılan hasta fatura durumuna gelerek faturalama elemanlarının kontrolüne hazır hale gelir. Bu ekranda fatura döneminden eski aylara ait kabul bulunmaması beklenir. Eğer kabul varsa hatalı kayıttır direk bu ekrandan tahakkuk ekranına geçiş yapılarak kabulün hatası araştırılmalıdır.
4- MUHASEBE : Faturala elemanlarının kontrollerini yaparak kapattığı kayıtlar bu ekrana düşer, artık medulaya hizmet kaydetmeye uygun hale gelmiş kabullerdir. Geçmiş fatura dönemine ait kabul bu ekranda olmamalı. Varsa faturalama personeli incelemesini bitirmemiştir. Gecikmenin nedeni sorulur.
5- KAPANDI : Medulaya hizmeti kaydedilen hatasız kayıtlar anında kapandı durumuna gelir, dönemi geçmiş tüm kayıtların kapandı durumuna gelmesi beklenir.
6- İPTAL : Herhangi bir sebepten işlemi iptal edilmiş hastalar bu ekrana gelir, ilgili personel iptal sebebini tahakkuk ekranında ki not kısmında belirtmelidir.
7- KAYITLI : Hizmeti kayıt edilmiş hastalar bu ekrana gelir, muhasebe durumda olan kabul sayısı ile burada ki hasta sayısı eşit olmalıdır.
8- HEPSİ : Durumları ne olursa olsun tüm hasta kayıtlarını bu ekranda görerek inceleyebilirsiniz.
9- KAPANMADI : Sadece fatura edilememiş hastalar bu ekrana gelecektir.
DURUMLAR EKRANLARININ TEKNİK ÖZELLİKLERİ : Bu ekranların tamamında tarihe, tedavi tipine, provizyon tipine, tedavi türüne göre listelemelerini yaparak inceleme yapabilirsiniz. Tüm sütun başlıkları süz özelliğinde olup yukarı taşıdığınız sütun başlıklarına göre sayfaları düzenleyerek inceleyebilirsiniz.
3- FATURA : Poliklinik kaydı dr. ekranında kapatılan hasta fatura durumuna gelerek faturalama elemanlarının kontrolüne hazır hale gelir. Bu ekranda fatura döneminden eski aylara ait kabul bulunmaması beklenir. Eğer kabul varsa hatalı kayıttır direk bu ekrandan tahakkuk ekranına geçiş yapılarak kabulün hatası araştırılmalıdır.
4- MUHASEBE : Faturala elemanlarının kontrollerini yaparak kapattığı kayıtlar bu ekrana düşer, artık medulaya hizmet kaydetmeye uygun hale gelmiş kabullerdir. Geçmiş fatura dönemine ait kabul bu ekranda olmamalı. Varsa faturalama personeli incelemesini bitirmemiştir. Gecikmenin nedeni sorulur.
5- KAPANDI : Medulaya hizmeti kaydedilen hatasız kayıtlar anında kapandı durumuna gelir, dönemi geçmiş tüm kayıtların kapandı durumuna gelmesi beklenir.
6- İPTAL : Herhangi bir sebepten işlemi iptal edilmiş hastalar bu ekrana gelir, ilgili personel iptal sebebini tahakkuk ekranında ki not kısmında belirtmelidir.
7- KAYITLI : Hizmeti kayıt edilmiş hastalar bu ekrana gelir, muhasebe durumda olan kabul sayısı ile burada ki hasta sayısı eşit olmalıdır.
8- HEPSİ : Durumları ne olursa olsun tüm hasta kayıtlarını bu ekranda görerek inceleyebilirsiniz.
9- KAPANMADI : Sadece fatura edilememiş hastalar bu ekrana gelecektir.
DURUMLAR EKRANLARININ TEKNİK ÖZELLİKLERİ : Bu ekranların tamamında tarihe, tedavi tipine, provizyon tipine, tedavi türüne göre listelemelerini yaparak inceleme yapabilirsiniz. Tüm sütun başlıkları süz özelliğinde olup yukarı taşıdığınız sütun başlıklarına göre sayfaları düzenleyerek inceleyebilirsiniz.
